مدرسه سرمايه گذاري و مشارکت داود ندیم
انواع درخواست ها
در این مقاله به انواع درخواست ها می پردازیم
این مقاله ترجمه مقاله ای با عنوان What’s The Difference Between RFT RFQ RFP RFI می باشد.
تفاوت میان RFT، RFQ، RFP، RFI چیست؟
توضیحات جزئی برای RFT، RFQ، RFP، RFI. توصیه ای از متخصصان برای فروشندگان و خریداران راجع به اینکه چگونه از این فرایند پرداخت و تهیه بیشترین را به دست آوریم.
فرآیندها به طور ثابت با محبوبیت و شهرت در پرداخت و تهیه رشد کرده اند،
به خصوص درمیان سازمانهای خرید بزرگتر.
متاسفانه آموزش مذاکره درست راجع به انتخاب بهترین فرایند و چگونگی استفاده ای تاثیر گذار از هر یک تعلیم داده نمی شود.
در نتیجه عملاً می بینیم که این فازها به صورت تبادل پذیری استفاده می شوند چون بیشتر سازمانها تفاوت شایسته آن را نمی دانند
که در نتیجه آن خریدارها مزیت های مذاکره را از دست می‌دهند.
ما می شنویم که مشتری های پرداخت و تهیه راجع به اینکه اداره شان چگونه از این فرآیندهای پرداختی برای قراردادی که در آموزش پرداخت برای خریداران استفاده می شود تا قانون های بازی خرید نوشته شود
و مذاکره با موفقیت کنار رود صحبت می کنند.
این موضوع مهم است که تهیه کنندگان می‌توانند برای بهبود موقعیت خود کارهایی انجام دهند.
به عنوان یک انتخاب اولیه ما هم تهیه و هم متخصصان آموزش دیده فروش خود را تشویق می‌کنیم
تا تفاوت بین این فرآیندها را متوجه شوند.
انواع درخواست
RFI – درخواست برای اطلاعات (Request For Information)
یک پرسش باز که بازار را در حال جستوجوی اطلاعات و درک اندازه گیری و ارزیابی می کند.
RFQ – درخواست برای اقتباس Request For Quotation))
یک فرصت برای تامین کنندگان مستعد تا بطور رقابتی ارزش راه حل انتخابی نهایی را بگویند.
RFT – درخواست برای مناقصه (Request For Tender)
یک موقعیت برای تامین کنندگان مستعد تا پیشنهادی ارائه دهنده برخلاف جزییات مناقصه خدمات یا کالاها را فراهم آورد.
RFP – درخواست برای پیشنهاد (Request For Proposal)
گاهی اوقات براساس یک RFI اولیه و ارجح تر، یک تجارت خواهان درخواستی برای یک راه حل مشخص می شود تا منشا مشکل را پیدا کند.
درخواست برای اطلاعات – RFI
همانطور که از عنوان آن پیداست تهیه کننده از درخواست اطلاعات برای جمع آوری اطلاعات استفاده می کند تا به او کمک کند تصمیم بگیرد
قبل از شروع مذاکره چه گامی باید بردارد.
بنابراین درخواست های اطلاعات به ندرت مرحله نهایی هستند
اما به جای آن معمولا برای اتصال سه درخواست دیگر که به طور جزئی در این مقاله توضیح داده می شوند مورد استفاده قرار میگیرد.
درخواست اطلاعات یک تقاضاست که هدف وضعیت، جمع آوری اطلاعات، آماده سازی برای RFP، RFQ، پرورش استراتژی
یا ساختن اطلاعات پایه ای که در مذاکره های تهیه کننده مفید واقع شود برای آنها فرستاده می شود:
- تهیه‌کنندگان شامل تجهیزات، مالیات، رفتارها و مشوق ها
- حالت بازار تهیه
- دینامیک بازار تهیه
- عوامل و که موجب تغییر می شود
- استراتژی های قیمت نهایی
- رقابت تهیه کننده،
- گسترش پیشنهاد های کالا یا خدمات توسط تهیه کننده
- نقشه‌های کالا، تجارت و تمرکز استراتژیکی تهیه کننده
تهیه کننده ممکن است از درخواست اطلاعاتی استفاده کنند که شامل یک لیست جزیی از خدمات و کالاها شود که برای هر کدام قیمتی درخواست شده است.
قیمت گذاری باید برای هدفهای مقایسه ای برای مذاکرات بعدی استفاده شود نه برای تصمیم های خرید مذاکره کنندگان اصلی.
با توجه به ارزیابی پاسخ‌های درخواست اطلاعات، ایده های استراتژیکی، انتخاب هایی برای هزینه کمتر و موقعیت‌های کاهش قیمت هم ممکن است شناسایی شود.
درخواست برای نقل قول – RFQ
درخواست برای نقل قول بهترین و مناسب‌ترین گزینه برای خدمات و کالاهایی می باشد که تا جایی که ممکن است استاندارد و رواج یافته اند.
چرا؟
تهیه کننده می خواهد قبل از اینکه مذاکره شروع شود نقل قول های تهیه کنندگان را قابل مقایسه کند.
درخواست نقل قول تقاضایی برای تهیه کنندگان مستعد است که برای تهیه کنندگانی فرستاده می شود که درگیر جزئیات استخراج شده لیست
یا توضیحات همه پارامترهای مرتبط با پرداخت‌های خواسته شده هستند.
از جمله:
- صلاحیت و آموزش و مهارت های کارکنان
- توضیحات مشخصات و اعداد بخشی
- تعداد یا حجم ها
- تقاضاهای تحویل
- شرایط قرارداد
- ارزش های دیگری که به تقاضاها یا شرایط اضافه شده اند
- قرارداد پیش نویس
قیمت برای هر کالا یا برای هر واحد خدمات پایین ترین حد برای درخواست نقل قول است
و با دیگر ابعاد مذاکراتی که با تاثیر فرایند ارزیابی سر و کار دارند توسط خریدار مشخص میشود.
تصمیمات تهیه کننده معمولا توسط اداره تهیه کننده به دنبال مقایسه و ارزیابی پاسخ‌های درخواست نقل قول مذاکراتی می‌آید که مزیت ها را محک می‌زنند.
درخواست های نقل قول معمولا به عنوان اسناد و مدارک حمایت شده استفاده می شوند
که برای پیشنهادهای مهر شده ( چه یک نوبتی و چه چند نوبت ) می باشد
و ممکن است مکان منطقه قبلی باشد که برای مزایده الکترونیکی کنار گذاشته شده است.
خواست برای مناقصه – RFT
یک درخواست مناقصه دعوت باز تهیه کننده است برای تامین کنندگان تا به یک نیاز مشخص شده که برای درخواستی که به تامین کنندگان مستعد فرستاده شده
و با آن مخالفت شده بود پاسخ دهند.
یک درخواست مناقصه معمولا خواهان اطلاعاتی از یک RFI می باشد.
این معمولا نه تنها کالا و خدمات پیشنهاد شده را پوشش می دهد بلکه شامل اطلاعاتی راجع به مناسب بودن تجارت هم می شود.
برای یک خریدار غیرعادی نیست که نیازهای تجارت مبهم و نامشخصی را بخاطر یک درخواست مناقصه تحمل کند.
این عدم وضوح از طرف اداره تهیه می تواند ارائه راه حل را برای تامین کننده چالش برانگیز کند.
این بهترین استفاده از RFT نیست.
درخواست های مناقصه باید فقط زمانی استفاده شوند که خریدار در احتیاجات خود و همچنین در رنج راه حل های امکان پذیر تهیه ای که ممکن است برای نیازهای خریدار مناسب باشد
و به او در مذاکره مزیتی بدهد واضح و مشخص صحبت کند.
یک تقاضای مناقصه اغلب برای همه زمان ها نیست یا مستلزم روش تاثیرگذاری برای تهیه کننده نمی شود
تا تامین ها را منشایابی کرده و نبود احتیاجات مشخص شده تجارتی آن را پیدا نماید
و دعوتی برای تامین کننده بفرستد تا او پاسخ دهد.
البته بدون آموزش تهیه مناسب، بیشتر خریدارها با درخواست های نقل قولی که در حقیقت درخواست مناقصه هستند مشکل دارند.
درخواست برای پیشهاد – RFP
یک RFP تقاضای تهیه است و برای تامین کنندگان مستعدی فرستاده می شود که قصد داریم با آنها رابطه یا شراکت خلاقانه ای داشته باشیم.
معمولا، RFP همه یا بخشی از ساختار دقیق و فورمت پاسخگویی را برای نظر و ایده تامین کننده می گذارد.
در حقیقت، نوآوری و خلاقیتی که تامین کننده انتخاب می کند برای پیشنهادهای خود ایجاد کند ممکن است برای تمایز یکی از دیگری مورد استفاده واقع شود.
مذاکره کنندگان بعدی تصمیم می گیرند زمان بیشتری گذاشته و به خوبی تاثیر خود را روی تجارت خریدار بگذارند.
RFP های تاثیرگذار معمولا بازتابی از استراتژی مذاکره و اهداف تجارت های بلند یا کوتاه مدت هستند که درک جزیی روی تامین کننده ای که می تواند یک دیدگاهی پیشنهاد دهد را فراهم می آورند.
اگر در پاسخ RFP مشکلات مشخص شده ای وجود دارند که باید به آنها اشاره کرد،
آنهایی که همراه هر ریشه ای موجب ارزیابی می شود در دسترس هستند.
با آموزش تهیه خوب، RFP و RFT ما باید در جست و جوی اطلاعات مشخصی باشند،
پینشهاد ها و نقل قول ها، و همچنین به دنبال سوالات مشخصی در ارتباط با موارد پایین باشد که در مذاکرات بعدی کمک حال شما خواهند بود:
- کالای مشخصی که تامین کننده ها آن را پیشنهاد می دهند.
- احتیاجات تجارت
- ارزیابی اجرا
- اطلاعات
- ایده ها
- ساختار چگونگی پاسخ دهی
- تاریخ مقررشده
- تکنیک ها و دیگر آموزش ها
- چگونگی کارکرد پیش زمینه ها را چگونه ارزیابی می کنیم
- توضیح فرآیند برای انتخاب
- درخواست برای هزینه عقب افتادگی (گاهی اوقات)
- روابط: تحت پوشش نامه(نمایش را ترتیب می دهد)، بطور پیشرفته تماس
- با سوالات به چه کسی تماس بگیریم؟
- آدرس ها – با دقت انتخاب شوند
توصیه
خریدارها:
برای اعمال درست این فرآیندها باید به سطحی از مهارت های مذاکره رسیده
و یک زیربنای سازمان یافته ای داشته باشیم تا آن را با هم و با آموزش مذاکره تهیه حمایت کند.
دیگر اینکه آنها از تمرین رمزی استفاده می کنند تا اداره ما را خوشحال و راضی نگه دارند
و با تمرین پیرامون آن را می پیمایند.
درحالیکه متخصصان مذاکره در این زمینه به مشتری ها توصیه می کنند
اما تمرکز ما روی فروش، آموزش مذاکره تهیه و دیگر موارد مذاکره است.
فروشندگان:
چگونه و “اگر” ما در این فرآیندها شرکت کنیم اولین سوالی است که باید به آنها اشاره نماییم.
اگر شرکت ما خط مشی داشت باید اطمینان حاصل کنیم که سبک مذاکره رقابتی خود و خریدار را ارزیابی کرده
و قبل از شرکت قدرت و موضع بگیریم.
اگر این کار را انجام ندهیم برای تجارت ما خرج زیادی دارد و یا حتی بدتر:
ممکن است معامله و تجارت بی سودی را ببریم که فایده ای ندارد.
